Privacy beleid

Privacy beleid Judo Zuidland-Heenvliet
Versie maart 2019
Inleiding
Judo Zuidland-Heenvliet hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. De vereniging gaat met grote zorgvuldigheid om met persoonsgegevens en houdt zich aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In dit privacy beleid staat beschreven hoe Judo Zuidland-Heenvliet persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. In dit beleid heeft het bestuur getracht op een transparante en heldere manier inzicht te geven in alle systemen en processen waarbij met persoonsgegevens wordt gewerkt. Indien onze leden, partners of andere relaties vragen hebben na het doornemen van ons privacy beleid kan er contact opgenomen worden met het bestuur via de contactgegevens zoals onder aan dit document vermeld.
Doeleinde
De persoonsgegevens van onze leden, partners en andere relaties worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn gedeeld met Judo Zuidland-Heenvliet. De vereniging slaat persoonsgegevens op die zijn gedeeld via het inschrijfformulier met het doel tot het voeren van een correcte (leden)administratie. De verwerking van persoonsgegevens is hierbij beperkt tot enkel de gegevens die noodzakelijk zijn.
Grondslag voor de verwerking Zoals op het inschrijfformulier vermeld staat wordt door het aangaan van een lidmaatschap bij Judo Zuidland-Heenvliet toestemming gegeven om de gedeelde persoonsgegevens op te slaan. Dit geldt ook voor onze leden jonger dan 16 jaar waarbij de ouders/verzorgers toestemming geven.
Beveiliging systemen
Judo Zuidland-Heenvliet maakt voor de (leden)administratie gebruik van het softwareprogramma Sportlink. Sportlink is een veelgebruikt software programma voor sportverenigingen en het programma is beveiligd overeenkomstig artikel 32 van de AVG. Judo Zuidland-Heenvliet treft passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot persoonsgegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Ontvangers van de gegevens Uitsluitend het bestuur van Judo Zuidland-Heenvliet heeft toegang tot de persoonsgegevens in Sportlink. Het bestuur gaat te allen tijden zorgvuldig om met de informatie in Sportlink en deelt dit zonder toestemming niet met derden. Om deze zorgvuldigheid te waarborgen heeft het bestuur een geheimhoudingsverklaring getekend. Bij aftreden van bestuursleden wordt de toegang tot Sportlink ontzegd.
De bewaartermijn voor de gegevens
De persoonsgegevens van onze leden, partners en andere relaties worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn geregistreerd. Bij het opzeggen van het lidmaatschap worden geregistreerde persoonsgegevens na uiterlijk zes maanden verwijderd uit de actieve ledenadministratie. De bewaartermijn van uiterlijk zes maanden is ingesteld om de vereniging de tijd te geven om eventuele slotfacturatie te verwerken.
Doorgifte
Voor een goede gang van zaken is het soms nodig dat gegevens worden doorgegeven. Judo Zuidland-Heenvliet zal zich hierbij beperken tot het delen van alleen de noodzakelijke gegevens.
Wanneer noodzakelijk kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met verenigingsfunctionarissen, denk hierbij aan trainers. Trainers ontvangen regelmatig een ledenlijst per lesuur ten behoeve van de ledenadministratie. Deze ledenlijsten kunnen informatie bevatten als naam, telefoonnummer, geboortedatum, kleur van de band en lesuur. Om deze reden hebben ook de trainers van Judo Zuidland-Heenvliet een geheimhoudingsverklaring getekend.
Wanneer leden zich opgeven voor wedstrijden wordt toestemming gegeven om persoonsgegevens als naam, geboortedatum, gewicht en kleur van de band te delen met de organisatie van die wedstrijd. Dit geldt voor wedstrijden die door onze vereniging worden georganiseerd maar ook voor wedstrijden georganiseerd door andere verenigingen. Zonder het delen van deze informatie zullen leden niet deel kunnen nemen aan wedstrijden. Het staat Judo Zuidland-Heenvliet vrij om uitslagen van wedstrijden te delen op de social media van de vereniging, dan wel om de uitslagen te delen met lokale kranten.
Bij deelname aan het jeugdkamp geven ouders/verzorgers toestemming om noodzakelijke persoonsgegevens van leden te delen met de kampleiding. Denk hierbij aan naam, leeftijd, contactgegevens van de ouders/verzorgers en eventueel medicijngebruik. Om deze reden zal ook de kampleiding een geheimhoudingsverklaring tekenen.
Ook bij deelname aan andere evenementen die door de vereniging of door derden worden georganiseerd (trainingsclinics, poldersportdag, winkeldag, avondvierdaagse, koningsspelen etc.) kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen met de organisatie van het evenement. Bij deelname aan evenementen geven leden toestemming om de noodzakelijke persoonsgegevens te delen met de organisatie.
Ook voor het lid worden van de Judo Bond Nederland (JBN) geldt dat dit alleen mogelijk is wanneer persoonsgegevens gedeeld worden met de JBN. Als bepaalde persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan de JBN besluiten om geen lidmaatschap overeenkomst aan te gaan. De JBN streeft ernaar zorgvuldig om te gaan met de verkregen persoonsgegevens en hier hoort bij dat deze goed beveiligd worden. Ook de JBN acteert overeenkomstig de AVG en hun privacyverklaring is te vinden via de volgende link: https://www.jbn.nl/privacyverklaring.
Voor subsidieaanvragen door Judo Zuidland Heenvliet bij overheidsinstellingen zoals de gemeente dient inzicht te worden gegeven in het ledenbestand. Hierbij is opgave van naam, leeftijd en woonplaats van de leden vereist. Bij bezwaar wordt van leden en/of ouders /verzorgers verwacht dat zij hun bezwaar tijdig kenbaar maken bij de vereniging.
Herkenbare foto’s van leden Het staat de vereniging vrij om foto’s te maken bij wedstrijden en evenementen en het is hierbij mogelijk dat leden herkenbaar in beeld staan. Deze foto’s mag de vereniging op de website plaatsen, delen op social media of met lokale kranten. Foto’s kunnen ook te zien zijn in andere communicatie binnen de vereniging denk hierbij aan de kampcourant of de nieuwsbrief. Bij bezwaar van het delen van herkenbare foto’s wordt van leden en/of ouders/verzorgers verwacht dat zij hun bezwaar tijdig kenbaar maken bij de vereniging. Judo Zuidland-Heenvliet zal hier te alle tijden gehoor aan geven.
Rechten van leden
Leden, partners en andere relaties mogen Judo Zuidland-Heenvliet op basis van de AVG verzoeken om:
- Inzage in de persoonsgegevens;
- Informatie te ontvangen over hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt;
- Een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens;
- Correctie en aanvulling van de persoonsgegevens (artikel 16 AVG);
- Onder bepaalde voorwaarden om verwijdering te vragen van hun persoonsgegevens, ook wel “recht op vergetelheid” (artikel 17 AVG);
Leden, partners en andere relaties hebben het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens en onder bepaalde voorwaarden kan het gebruik van persoonsgegevens worden beperkt (artikel 18 AVG). Het staat leden, partners en andere relaties altijd vrij om de toestemming om het verwerken van persoonsgegevens die eerder is gegeven weer in te trekken.
Contact
Zijn er naar aanleiding van dit privacy beleid vragen ontstaan? Neem gerust contact op met het bestuur via onderstaande contactgegevens:
Bestuur Judo Zuidland Heenvliet E-Mail: info@judozuidlandheenvliet.nl